因外贸手续比较复杂，在此将相关表格填写易错项目列出，供参考。
一、《自购器材申报表》
1、经费来源、指标卡代码项必须填写，985/211经费必须有985/211经费批件
2、付款方式，外贸购买一般是T/T（电汇）或者L/C(信用证)，具体参考报价单
3、单位负责人一栏需签字，标注日期
 
二、向海关申请免税用的《进口科教用品用途说明》
1、明确列出仪器的品牌、型号，填标出该设备属于《免税进口科学研究和教学用品清单》中第几项的某类仪器/设备，以便海关正确给出商品分类号办理免税。
2、分别用一句话，简单、清晰地说明该仪器的工作原理、购置后的用途，请务必根据具体情况撰写 。
3、申请单位必须是“中国科学技术大学”，而不是某个院系。时间写XXXX年XX月。考虑到外贸周期较长，请不要写日期。如果提交申请的时候是刚好是月底或年底，最好空出年月不要填写。
 
三、报价单 Quotation
1、报价单上要有供货方的相关信息：地址、电话、email、网址等等；同时附上对方报价人的姓名和详尽的联系方式。正规的报价单上应该有外贸条款，供货方的签章，或者报价人的签名和日期
2、报价单的最后一页要求有订购老师手写的“同意按以上报价和配置购买  姓名  日期”。如果报价单分为多页，则每页的页底右下角要有老师的签名。以便确认其完整性。
 
四、人民币五十万元以上的购买 《购置仪器设备可行性论证报告表》
1、预算金额填写人民币，当初立项所申报的金额。
2、经费来源、指标卡代码项必须填写，985经费必须有985经费批件。
3、第三项配套经费、维护经费，落实到指标卡号。
4、工作人员，负责人必须是副教授以上，填写专业技术职务和职责。
5、务必勾选采购方式。
6、如果是竞争性谈判，必须有3家以上报价并附上报价单，要有分项详细报价。